Da angariação ao contrato: o percurso de um imóvel

Uma mediação tem sempre dois percursos a correr ao mesmo tempo, e só costuma desenhar um. O do cliente que procura está desenhado: contacto, visita, proposta, contrato. O do imóvel não — e é esse que tem prazos, condições que caducam, documentos que faltam e um proprietário à espera de notícias.

Quando esse segundo percurso não existe como tal, aparecem sintomas conhecidos: angariações que expiram sem ninguém reparar, imóveis anunciados com documentação incompleta, proprietários que só ouvem falar da mediação quando ligam a reclamar. Este artigo desenha esse percurso, do primeiro contacto com o proprietário até à assinatura.

A angariação é uma venda, e o cliente é o proprietário

Convém dizê-lo assim, porque muda a forma de trabalhar. Conseguir uma angariação é ganhar um negócio: há um contacto, uma avaliação, uma proposta de condições, uma negociação e um sim ou um não. Tem tudo o que um funil de vendas tem, e ganha o mesmo com ser tratado como tal — etapas com nomes, um responsável por cada uma, e uma data do próximo passo.

O que se perde por não o fazer é concreto. Proprietários contactados uma vez e nunca mais. Avaliações feitas e não seguidas. Angariações perdidas para outra mediação sem que ninguém saiba porquê — e essa é a informação mais útil de todas, porque distingue perder por preço, perder por condições e perder por lentidão na resposta. São três problemas diferentes e só um deles se resolve baixando a comissão.

As condições acordadas têm data de fim

Este é o campo que falta em mais carteiras. Uma angariação não é um estado permanente: é um acordo com um prazo, um regime — exclusivo ou não — uma comissão e um conjunto de condições sobre preço e sobre o que a mediação pode fazer.

Se isso não estiver na ficha com datas, acontecem três coisas previsíveis. Trabalha-se um imóvel cujo acordo já terminou. Perde-se a renovação por não haver aviso antes do fim. E discute-se comissão no pior momento possível, que é quando já existe uma proposta na mesa. Nenhuma das três é um problema de software: são todas um problema de a ficha não saber o que foi combinado e até quando. A correção é pequena — três datas e um campo de regime — e evita conversas caras.

Os documentos não aparecem no dia do contrato

Um imóvel traz consigo um processo: a certidão do registo predial, a caderneta predial, a licença de utilização quando se aplica, o certificado energético, a ficha técnica da habitação nos casos em que existe, e o que o condomínio tiver a dizer sobre dívidas e obras aprovadas.

Nada disto se pede na véspera. O certificado energético pede-se antes de anunciar, não no dia do contrato. Uma certidão desatualizada pode esconder um ónus que muda o negócio. Um herdeiro que não assinou é um problema que se descobre cedo ou se descobre tarde, e tarde é com o comprador à espera e a decidir se ainda quer.

A consequência para a ficha é uma lista de documentos por imóvel, com três informações em cada: se existe, se está válido, e quem o tem de trazer. É pouco, e evita a espera que se instala entre o sim do comprador e a assinatura — que é a fase em que mais negócios arrefecem.

Da proposta ao contrato: onde os dois percursos se juntam

É aqui que o percurso do imóvel se cruza com o do cliente, e é aqui que se perde dinheiro quando o cruzamento não fica registado. Uma proposta é uma coisa concreta — um valor, condições de pagamento, um prazo de validade, uma resposta do proprietário — e tem de estar ligada ao imóvel e ao cliente ao mesmo tempo.

Duas situações mostram porquê. A primeira: duas propostas para o mesmo imóvel, em dias próximos. Sem registo com datas, a mediação não consegue explicar ao proprietário porque recomendou uma e não a outra, e é uma conversa que vai ter de ter. A segunda: uma proposta recusada. Se o valor e o motivo não ficarem escritos, a informação que podia sustentar uma redução de preço desaparece, e o imóvel continua na carteira ao mesmo valor a acumular visitas sem resultado.

Depois da aceitação, o percurso ainda tem etapas que ninguém deve guardar na memória: o sinal, os prazos do contrato promessa quando existe, a condição de financiamento do comprador, a data da escritura. São poucas e são todas com data — e é a falta delas que produz os telefonemas de véspera.

Quando um imóvel sai da carteira, e por que porta

Um percurso só está desenhado quando tem fins explícitos. Um imóvel sai da carteira por uma de quatro portas, e registar qual muda o que a mediação aprende:

• Vendido ou arrendado pela mediação. O fim que se quer, e o único que costuma ficar bem registado.
• Retirado pelo proprietário. Desistiu, mudou de ideias, decidiu esperar. Convém saber porquê e quando se pode voltar a falar.
• Acordo expirado. Acabou o prazo e não se renovou. Se isto acontece com frequência, o problema está antes: nos meses de silêncio entre a angariação e o fim.
• Vendido por outra via. O proprietário vendeu sozinho ou por outra mediação. É o fim mais informativo e o que menos se investiga.

Uma carteira que só distingue «disponível» e «vendido» não consegue responder à pergunta que interessa a quem dirige: dos imóveis que entraram este ano, quantos saíram por cada porta?

Por onde começar: escreva os estados que já usa sem saber

Provavelmente já tem este percurso; apenas não está escrito. Junte quem angaria e quem vende e escrevam numa folha as etapas por que passa um imóvel, do primeiro contacto com o proprietário até à saída da carteira, com as quatro portas de saída no fim. Depois digam, para cada etapa, o que tem de ser verdade para se avançar e quem o confirma.

Vai sair uma lista de oito a dez etapas e, no meio, três ou quatro campos que hoje não existem em sítio nenhum — quase sempre as datas do acordo, o estado dos documentos e o motivo de saída. Essa lista é a especificação, e vale mais do que qualquer demonstração vista antes de a ter.

É esse percurso que o módulo Imobiliário organiza, com as visitas e com a carteira e a procura na mesma linha temporal do cliente. Traga a sua folha para o diagnóstico: comparam-se as suas etapas com os fluxos que mostramos, e é daí que sai uma proposta — não do contrário. Começa em contactos.